Pendampingan Optimalisasi Aplikasi Sipenjamu

Pada tanggal 24 Juli 2023 Lembaga Penjaminan Mutu UIN Raden Mas Said Surakarta telah membuka rangkaian kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) siklus XI untuk tahun 2023. Rangkaian kegiatan tersebut terdiri dari Sosialisasi AMI, pengisian instrumen AMI pada aplikasi Sipenjamu oleh Auditee yang terdiri dari UPPS, Program Studi, Unit dan Lembaga di lingkungan UIN Raden Mas Said Surakarta, penilaian oleh para Auditor dari dosen tersertifikasi Auditor AMI, kemudian visitasi audit, dan berakhir dengan ekspose AMI.
Dengan pembukaan tersebut, atmosfer kampus langsung merespon kegiatan ini dengan antusias. Para Dekan dari setiap Fakultas langsung menginstruksikan kepada segenap pengurus GKM untuk segera menyiapkan segala kebutuhan AMI, dari dokumen bukti, uraian dan sebagainya. Untuk kepentingan tersebut, para Dekan juga meminta dari pihak LPM untuk bisa hadir mendampingi dalam pengisian instrumen AMI pada aplikasi Sipenjamu.
Pendampingan tersebut lebih ditujukan pada persamaan persepsi dalam memahami setiap poin isntrumen penilaian AMI. Kemudian juga karena aplikasi Sipenjamu ini sudah berbasis pertanyaan pada penilaian Manajemen Risiko, maka perlu juga dipahamkan istilah-istilah yang muncul dalam penilaian yang itu merupakan istilah pada Manajemen Risiko. Kemudian penambahan instrumen PEPA terkait dengan data dosen dan mahasiswa juga perlu untuk bisa dipahami secara baik dalam rangka perbaikan data.
Pada pendampingan tersebut, banyak pertanyaan-pertanyaan yang muncul terkait dengan sistem penilaian yang ada pada AMI. Semisal pertanyaan tentang arti istilah “Probabilitas” dan “Severity”. Bahwa kedua istilah tersebut mengacu pada penilaian dalam sistem Manajemen Risiko yang bertujuan untuk mengetahui seberapa dalam pemahaman auditee dalam mengaudit dirinya sendiri bedasarkan dari data evaluasi diri yang ada, kemudian dari data tersebut, auditee juga diminta untuk membuat prediksi akibat risiko dari kekurangan yang ada pada data evaluasi diri. Dari sinilah kemudian tindakan penanggulangan atau tindakan yang diperlukan dirumuskan sebagai upaya perbaikan dan peningakatan diri.
Pendampingan yang dilakukan oleh LPM juga bertujuan untuk menyamakan persepsi tentang pemahana akan data dosen. Bahwa yang dimaksud dengan Dosen penghitung rasio adalah kombinasi dari jumlah Dosen Tetap Program Studi (DTPS) dan Dosen Tetap Perguruan Tinggi (DTPT), atau yang bisa dipahami sebagai dosen yang mendapatkan jadwal mengajar. Sedangkan yang dimaksud dengan Dosen Tetap Program Studi (DTPS) adalah Dosen dengan kualifikasi keilmuan sesuai program studi. Pemahaman ini penting agar penghitungan dan penilaian data dosen bisa tepat.
Hal lain yang menjadi pertanyaan dalam pendampingan ini adalah tentang mekanisme pengisian aplikasi secara teknis. Pertanyaan ini muncul karena ada beberapa program studi yang telah berganti koordinatornya sehingga belum memiliki pengalaman dalam pengisian aplikasi tersebut. Setelah bebrapa arahan singkat, Alhamdulillah semua dosen yang bertugas mengisi aplikasi langsung bisa, dan dalam waktu satu pekan, semua auditee dari prodi dan UPPS telah selesai mengisi aplikasi.